Insight Asset Management, Jira Service Management‘ın envanter ve konfigürasyon yönetimi aracıdır. Ekiplerin, varlıkları ve yapılandırma öğelerini hizmet taleplerine, sorunlara, değişikliklere ve iş yüklerine entegre etmelerini sağlar. Ekipler Insight ile varlıklarını, yapılandırma öğelerini ve kaynaklarını izleyebilirler.
Insight’ı diğer konfigürasyon yönetimi veritabanlarından (CMDB) ayıran özelliği esnek ve açık veri yapısı sunmasıdır. Böylelikle ekiplere ITSM uygulamalarını destekleyecek şekilde her türlü varlığı yönetme imkânı sunar. İnsan kaynakları, satış, pazarlama, hukuk, tesisler ve diğer işlevler de varlıklarını ve kaynaklarını izlemek ve yönetmek için Insight’ı kullanabilir.
Insight’a Erişim
Jira Service Management Premium veya Enterprise planlarında üst menüden Insight’a erişebilirsiniz.
Insight Yapısı
Obje Şemaları
Obje Şema’ları, Obje Tip’leri ve Obje’leri içerisinde barındıran konfigürasyon yönetimi veritabanıdır (CMDB). İhtiyaçlar doğrultusunda istenildiği kadar Obje Şeması oluşturulabilir.
Verileri daha küçük parçalar haline getirmek, verilerin denetlenmesinde ve doğru tutulmasında oldukça önemlidir. Örneğin, bazı hassas şirket verilerini Insight üzerinde tutmak isteyebiliriz. Bu veriler için bir Obje Şeması oluşturup, bu şemayı görebilecek kişileri kısıtlayabiliriz.
Verilerin Insight’ta tutulacağı yapıyı oluştururken, kimlerin bu verileri kullanacağını, güncelleyeceğini dikkate almak faydalı olacaktır. Birden fazla Obje Şeması oluşturmak verileri bölerek daha yönetilebilir hale getirecektir.
Örneğin, IT altyapısı, IT çalışan varlıkları, tesis varlıkları ve insan kaynakları gibi ayrı Obje Şema’ları oluşturulması faydalı olacaktır.
Obje Tipleri
Benzer nitelikte olan Obje’ler, Obje Tipi olarak gruplandırılır. Obje Tipleri, Obje’ler için kapsayıcı işlev görürler. Obje Tiplerine birçok örnek verilebilir:
- Business services
- Servers
- Phones
- Laptops
- Monitors
- Software
- Vendors
- Locations
- Employees
- Business Priority
Objeler
Obje’ler, tek ve benzeri olmayan her şey olabilir. Donanım, yazılım ürünleri, bilgisayar, monitör, telefon, sunucu, sözleşme bazı Obje örnekleri olarak söylenebilir. Object’ler gerçek varlıklar ve yapılandırma öğeleridir (CI’ler).
Obje’ler, obje referansları ile birbirlerine linklenebilir. Aynı zamanda Jira issue’larıyla da linklenerek issue içerisinde obje bilgilerinin gösterilmesi sağlanabilir.
Obje öznitelikleri (Object Attributes)
Öznitelik, objelerin açıklaması, model numarası, seri numarası, sahibi, statüsü ve ilgili farklı bir obje gibi bazı bilgileri ifade etmektedir. Her objenin varsayılan olarak isim, obje kısa kodu (object key), objenin oluşturulma ve güncellenme tarihlerini tutan öznitelikleri bulunmaktadır. Her obje tipi kendine ait farklı özniteliklere sahip olabilir. Örneğin, işletim sistemi Obje Tipi’nin statüsü, işletim sistemi, IP adresi gibi öznitelikleri bulunuyorken, bilgisayarlar Obje Tipi’nin kullanıcısı, statüsü, satın alma tarihi ve garanti sona erme tarihi gibi farklı öznitelikleri olabilir.
Obje referansları
Obje referansları, Insight’taki iki obje arasındaki bağlantıyı ifade etmektedir. Objeler diğer objelere referans öznitelikleriyle linklenebilir.
Örneğin, Employees obje tipinde tanımlanmış bir kullanıcı, server owner olarak Servers Obje Tipinde seçilebilmektedir.
Obje Referanları Kullanmanın Sağlayacağı Faydalar
Varlıklar arasındaki bağlantıları belirlemeyi sağlar. ITSM uygulamasını iş hizmetlerine ve bunların ilişkili olduğu çeşitli sunuculara, işletim sistemlerine bağlantı kurmayı mümkün kılmaktadır. Bu bağlantı ile birlikte, gerçekleşen değişikliklerin etkilerini analiz etmek ve sorunların sebeplerini belirlemek için fayda sağlayacaktır. Insight’ta tanımlanan Objeler Jira issue’larıyla linkenebilmektedir ve zamanla varlıkların geniş kapsamlı bir geçmişi oluşmaktadır. Bu sayede karşılaşılan sorunların çözülmesinde de faydalı olmaktadır.
Obje referansları kullanımının bir diğer faydası olarak, varlıkların yönetimini kolaylaştırması söylenebilir. Örneğin, bir işletme lokasyonunun İstanbul’dan İzmir’e taşınması sonrası, tüm bilgisayarların lokasyonlarını güncellemek yerine yalnıza İstanbul objesini güncellemek yeterli olacaktır.
İki çeşit referans tipi bulunmaktadır.
Dış Referanslar (Outbound References): Mevcut objeden başka bir obje’ye yapılan referansları ifade etmektedir.
İç Referanslar (Inbound References): Başka bir objeden mevcut obje’ye yapılan referansları ifade etmektedir.
Objeler arasındaki referanslar grafik görünümü kullanılarak görüntülenebilir. Referans tiplerini ihtiyaca yönelik olarak farklı renklerde özelleştirebilirsiniz.
Insight İzinleri
Insight’ta iki çeşit izin türü bulunmaktadır.
Obje Şeması İzinleri:
Obje Şeması izinlerinde, kullanıcılara yönetici yetkisi, obje şema verilerini güncelleme yetkisi ve sadece verileri görüntüleme yetkisi gibi üç farklı yetkilendirme yapılabilmektedir.
Obje Tipi İzinleri:
Bir obje şeması içerisinde, yalnızca belirli verilerin görüntülenmesi istenebilir. Bu gibi durumlarda obje tipi izinleri düzenlenerek şema içerisinde istenen verilerin görüntülenmesi kısıtlanıp, istenilen verilerin gösterilmesi sağlanabilir.
Insight’a Dahil Edilecek Verilerin Seçilmesi
Firmaların takip edip kayıt altına almaları gereken bilgiler kendilerine özel olmaktadır. Bu sebeple kullanılacak Insight örneği de benzersiz olmaktadır. Insight üzerinde firmanıza özel her çeşit bilgi saklamak mümkündür. Eklenecek varlıklar ve yapılandırma öğeleri amacınıza göre değişiklik gösterecektir.
Birçok uygulama sorun çözmeye yardımcı olmak amacıyla kullanılmaktadır. Ancak, hizmet bağlılıklarını kolayca görememek gibi durumlar beklenilen sürede sorunların çözümünü geciktirebilmekte ve istenmeyen sonuçlara sebep olabilmektedir. Sorununuzu tespit edip, kimlerin konuya dahil olacağını, hangi varlıkların ve verilerin dahil edileceğine karar vermeniz gerekmektedir. Sorunun çözümü için hangi ek bilgiler gerekli olduğunu anlamak object type oluşturmanızda yararlı olacaktır.
Insight yapısı oluşturulurken ilk etapta çok fazla veri eklemeden ilerleyip belirli bir soruna odaklanmak daha kolay ve anlaşılır bir kullanım sunacaktır.
Insight’ı konfigürasyon yönetimi için kullanmayı amaçlıyorsanız, servislerinizi tanımlamaya başlayarak yukarıdan aşağı bir yapı kullanabilirisiniz. Bu servislerin uygulamalar, işletim sistemleri ve sunucular gibi bağımlılıklarını gösterebilirsiniz. Sonra da bu bağımlılıkların nelere bağlı olduğunun bir eşlemesi yapılabilir. Böylelikle, olaylar ve değişiklik talepleri ortaya çıktığında kullanılabilecek servis yapısı oluşturulmuş olacaktır.
Insight’ta istenildiği kadar object oluşturulabilir ve bu objeler fiziksel olmak zorunda değildir. Fiziksel olmayan ticari hizmetler oldukça önemlidir. Bir servisin fiziksel olan ve fiziksel olmayan bağlılıklarını ticari hizmetlere bağlayabilirsiniz. Fiziksel olmayan varlıklara takımlar, roller, lokasyon ve ortam türleri örnek olarak verilebilir.
Ticari Hizmetlerin Kategorize Edilmesi
Ticari hizmetlerin “Business Services” obje tipi altında tanımlandığı bir örnekte hizmetler finans, lojistik, satış ve altyapı gibi kategorilere bölünmek istenebilir. Bu kategoriler “Business Services” obje tipi içerisinde öznitelik olarak tanımlanabilir. Bir diğer seçenek de bu kategorileri örneğin, “Service Category” isminde bir obje tipi olarak tanımlamak olacaktır. Obje tipi olarak tanımlamanın faydası ise servis kategorilerine özel attribute tanımlayabilecek olmaktır. Bunun yanında, finans, satış gibi hizmetlerden sorumlu bir kişi olabilir. Sorumlu kişileri tek tek finans kategorisinde bulunan “Business Services ” objelerine eklemek bakım anlamında zor olacaktır. Bunun yerine, “Service Category” obje tipi altındaki Finans Object’ine eklemek ve gerektiğinde güncellemek yeterli ve daha kolay olacaktır.
Binlerce sayıda objenin bulunduğu bir Insight örneğinde her ne kadar hedef her zaman için %100 doğruluk olsa da bu hedef gerçekte mümkün olmayabilir. Birçok CMDB projesi, kullanıma alınmadan önce kusursuz hale getirilmeye çalışıldığı için sürekli ertelenme ve başarısızlıkla karşılaşma olasılığı olabilmektedir. Bu sebeple, Insight yapısını aşamalı olarak büyütmek alınacak verimi arttıracaktır.
Verilerin Insight İçerisine Aktarılması
Büyük organizasyonlarda verilerin manuel olarak Insight’a eklenmesi çok uzun ve zahmetli olabilmektedir. Bu sebeple Insight Discovery kullanılabilir.
Insight Discovery
Insight Discovery, yerel ağa bağlı olan donanım ve yazılımları Agent veya Agentless (ajanlı veya ajansız) tespit ederek varlıklar hakkında detaylı bir bilgi sunan ağ tarama aracıdır. Yerel ağdaki cihazları ve yapılandırma öğelerini Insight’a aktararak yönetmenizi sağlar.
Atlassian Marketplace bağlantısı aracılığıyla indirilebilir. Bu yazılım paketi, Windows ve Linux sistemlerinde çalışır ve üç ayrı araç içerir:
- Insight Discovery, yerel ağınızdaki cihazları ve yapılandırma öğelerini keşfetmenize yardımcı olan Agentless (ajansız) bir tarayıcıdır.
- Insight Discovery Agent, her zaman çevrimiçi olmayan sistemlerden veri keşfetmenize veya gelen WMI Bağlantı Noktasını ve Dinamik DCOM Bağlantı Noktalarını açmadan Windows sistemlerinden veri toplamanıza yardımcı olabilecek Agent (ajanlı) bir tarayıcıdır.
- Insight Discovery Collector, birden çok Discovery örneğini paralel olarak çalıştırmanıza veya uzaktan bir tarama çalıştırmanıza ve elde edilen verileri farklı bir konuma aktarmanıza olanak tanıyan bir araçtır.
İçe Aktarım
Farklı kaynaklardan veri aktarımı için Insight import özelliği kullanılabilir. Senkronizasyon ile verilerin belirli bir planda güncel tutulması sağlanabilir. Import işleminde verilerin depolandığı ve aktarılacağı yerin belirlenmesi gerekmektedir.
CSV ile İçe Aktarım
Excel veya Google Sheet gibi hesap tablosu uygulaması kullanıyorsanız verilerin Insight’a aktarımı için csv içe aktarımı kullanabilirsiniz.
JSON ile İçe Aktarım
JSON dosyası olarak tutulan veriler JSON import ile Insight’a aktarılabilir.
Verilerin Yapılandırılması
Verileri Obje Şemalarına Bölme
Verilerin kullanımlarına göre ve sahipliklerine göre Obje Şemalarına bölünmeleri uygun olacaktır. Verilerin bu şekilde farklı Obje Şemalara bölünmesi Insight’ın bakımını kolaylaştıracak ve daha kullanıcı dostu bir araç olacaktır. Ekiplerin ihtiyaç duymayacağı bilgileri eklemenin ve kullanmaktan kaçınmak gerekmektedir.
Ayrıca bir ekipten karmaşık ve çok fazla veri içeren bir Obje Şemasının belirli bir bölümünü kontrol etmelerini istemektense amaca yönelik bölünmüş bir Obje Şemasında düzenli olarak veri kontrolü yapılmasını istemek, daha kolay olacaktır.
Özniteliklerin Kullanımı
Bir attribute çok fazla yerde kullanılıyor ve aynı değeri içeriyorsa, bu attribute’u object type olarak tanımlamak daha uygun olacaktır.
Örneğin, laptop, monitör, yazıcı ve telefon obje tiplerinin “Vendor” isminde öznitelikleri olduğunu varsayalım. Obje Tiplerinde bulunan tüm objelerde “Vendor” bilgisinin girilmesi gerekmektedir. Bu kullanım uygulanabilir. Ancak Vendor’ları obje olarak tanımlamak daha verimli olacaktır.
Bunlardan bazıları şunlardır:
- Vendor’lara ait web sitesi, iletişim numarası gibi bilgiler eklemek istenebilir. Bu bilgileri her laptop objesinin içerisine tanımlamak yerine Vendor içerisine bir kere tanımlayarak ilgili laptop objelerine bağlamak uygun olacaktır.
- Vendor bu şekilde standartlaştırılmış olacak ve raporlama konusunda kolaylık sağlayacaktır. Vendor başına, açılan destek taleplerinin adeti gibi raporlarda alınabilecektir.
- Vendor marka değişikliğine gidecekse tek yerden güncelleme ile bu sağlanabilecektir.
Insight Alanları Konfigürasyonu
Insight alanı oluşturmak, ekiplerin Insight objelerine issue içerisinden erişebilmesini sağlamaktadır. Issue içerisinde bu bilgilerin kullanılması, Jira Service Management issuelarını Agent’ların etkili ve hızlı bir şekilde çözmelerinde çok büyük katkısı bulunmaktadır
Insight alanında bir objenin eklenmesi ile birlikte issue ve object arasında bir link oluşacaktır. Bununla birlikte, Insight’ta object içerisinde linkli olan issuelar görüntülenebilecektir.
Insight alanının hangi object’leri göstereceği için üç farklı şekilde yapılandırılabilmektedir.
- Objeler Obje Şema’ya göre filtreleme yapılabilir.
- Objeleri Insight bilgilerine göre filtrelemek için Filter Scope (IQL) kullanılabilir.
- Issue bilgisine göre objeleri filtrelemek için Filter Issue Scope (IQL) kullanılabilir.
Filter Issue Scope (IQL) field
Issue ile ilgili bilgileri bulunduran diğer insight object alanlarına ya da Jira sistem alanlarına bakarak, issue içerisindeki bilgilerle verileri filtrelemek için Filter Issue Scope kullanılabilir. Placeholder’lar da bu alanda kullanılabilmektedir.
Filter Issue Scope ile Issue içerisinde birden fazla bulunan Insight object field’lar birbirlerine bağlanarak cascading field oluşturulabilir.
Örneğin, bir custom field içerisinde farklı bir alanda seçilen bir üreticiye ait bilgisayarları göstermek isteyebiliriz.
İlk olarak “Customer” isminde bir Insight custom field oluşturalım. Bu alanda yalnızca Insight’taki Manufacturer objelerini göstermek Filter Scope (IQL) alanını için ObjectType = “Customer” şeklinde filtreleyelim.
“Contact” isminde ikinci Insight custom field’ını oluşturalım. Issue içerisindeki Manufacturer bilgisine göre bilgisayar modellerini göstermek için Filter Issue Scope (IQL) alanını objectType = “Contact” AND Customer = ${customfield_xxxxx.label} olarak düzenleyelim.
Bu düzenleme ile birlikte, “Model” alanında, seçili Manufacturer’a göre bilgisayarlar gösterilecektir.
Filter Issue Scope (IQL) alanını kullanırken, custom field’ları tanımlamak için custom field adı yerine customfield_xxxxx şeklinde custom field ID’si kullanılmalıdır.
Filter Issue Scope (IQL) Sistem Alanları ile Kullanımı
Filter Issue Scope (IQL) Assignee ve Project gibi sistem alanlarıyla birlikte de kullanılabilmektedir.
Örneğin, sadece Assignee’ye ait dizüstü bilgisayarlar gösterilmek istenildiğinde aşağıdaki IQL uygulanabilir.
objectType = “Laptop” AND “Owner” LIKE ${assignee.label}
Insight’ın Automation ile Kullanımı
Automation rule ile Object ile ilişkili trigger ve action’lar kullanmak mümkündür.
Automation Rule ile yapılabilecek bazı örnekler:
- Issue akışının herhangi bir noktasında bir bilgisayarın sahibini veya statüsünü güncellenmesi.
- Incident issue’su meydana geldiğinde, ilgili altyapı bölümlerinin statüsü güncellenmesi.
- Seçili objelere göre issue’nun belirli kullanıcılara otomatik atanması.
- Lisans, sözleşme bitiş tarihlerinde ilgili kişilerin bilgilendirilmesi.
Insight Verilerinin Güncel Tutulması
Insight verilerinin güncel tutulmasının birçok yolu bulunmaktadır.
- Düzenli olarak verilerin denetiminin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Belirli zamanlarda veri denetimleri yapılmasının hatırlatılması için Automation Rule oluşturulabilir.
- Insight dışından yapılan veri aktarımlarının düzenli olarak senkronize edilmesinin sağlanması gerekmektedir.
- Jira issue’sunda Insight varlıklarının güncellemesini gerektirebilecek durumlarda Automation Rule ile Insight’ta güncelleme yapılabilir.